Die E-Rechnung: Effizienz, Rechtskonformität und Nachhaltigkeit im digitalen Rechnungswesen

Die Einführung der E-Rechnung bringt erhebliche Veränderungen und Chancen für Unternehmen mit sich. Diese digitale Rechnungsform wird in den kommenden Jahren zur Pflicht, besonders im B2B-Bereich. Dabei bietet die E-Rechnung nicht nur die Möglichkeit, gesetzliche Vorgaben zu erfüllen, sondern eröffnet Unternehmen auch Potenziale zur Optimierung ihrer Abläufe. In diesem Beitrag erfahren Sie, warum die E-Rechnung für Ihr Unternehmen relevant ist und wie Sie von den Vorteilen profitieren können.

Warum die E-Rechnung eingeführt wird

Traditionelle Papierrechnungen haben zahlreiche Nachteile: Sie sind zeitaufwendig, fehleranfällig und verursachen zusätzliche Kosten für Papier, Druck und Versand. Hinzu kommt die Umweltbelastung durch den Papierverbrauch und den Transport. Die manuelle Verarbeitung von Papierrechnungen führt oft zu Verzögerungen und erhöht den Verwaltungsaufwand. Die E-Rechnung schafft Abhilfe, indem sie digitale Standards setzt, die Automatisierung des Rechnungswesens fördert und damit Unternehmen in ihrer Effizienz und Nachhaltigkeit unterstützt.

Die Vorteile der E-Rechnung lassen sich auf vier Kernaspekte herunterbrechen:

1. Effizienzsteigerung: Durch die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung werden manuelle Eingaben minimiert. Rechnungen können direkt in die Buchhaltungssysteme übernommen werden, was den Prozess beschleunigt und Fehler reduziert.
2. Rechtskonformität: Die E-Rechnung ermöglicht die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und internationaler Standards wie der europäischen Norm EN 16931. Diese stellt sicher, dass alle erforderlichen Informationen in einem standardisierten Format bereitgestellt werden, was besonders für den Austausch im öffentlichen Sektor wichtig ist.
3. Kostenersparnis: Unternehmen können durch die Umstellung auf E-Rechnungen signifikante Einsparungen bei Papier, Druck und Versand erzielen.
4. Nachhaltigkeit: Der reduzierte Papierverbrauch und die digitalisierten Prozesse machen die E-Rechnung zu einer umweltfreundlicheren Alternative zur Papierrechnung und unterstützen eine nachhaltige Unternehmensführung.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz, der üblicherweise als XML-Datei vorliegt. Dies ermöglicht die automatische Verarbeitung der Rechnungsdaten und deren Integration in bestehende Buchhaltungssysteme. Gängige Formate der E-Rechnung in Deutschland sind:

• ZUGFeRD: Kombiniert ein lesbares PDF mit XML-Daten, was sowohl die manuelle als auch die automatische Verarbeitung ermöglicht.
• XRechnung: Ein vollständig maschinenlesbares XML-Format, das speziell für den öffentlichen Sektor entwickelt wurde und den standardisierten Datenaustausch erleichtert.

Im Gegensatz dazu sind klassische PDF-Dateien ohne XML-Datenstruktur oder manuell erstellte Dokumente wie Word- oder Excel-Dateien keine E-Rechnungen, da sie eine manuelle Eingabe und keine automatische Verarbeitung ermöglichen.

Gesetzliche Anforderungen und zeitlicher Überblick

Mit dem Inkrafttreten des Wachstumschancengesetzes wird die E-Rechnungspflicht schrittweise ausgeweitet:

• Ab 2025: Unternehmen müssen E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen und akzeptieren können.
• Ab 2027: Die Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen gilt dann für alle Unternehmen, die über 800.000 Euro Umsatz im Jahr Vorjahr erzielt haben.
• Ab 2028: Die Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen gilt dann für alle Unternehmen im B2B-Bereich.

Diese schrittweise Einführung gibt Unternehmen die Möglichkeit, sich auf die Umstellung vorzubereiten und ihre internen Prozesse entsprechend anzupassen.

Was Unternehmen jetzt tun müssen

Um auf die neuen Anforderungen vorbereitet zu sein, sollten Unternehmen jetzt damit beginnen, ihre Buchhaltung und Rechnungsprozesse zu digitalisieren. Dazu gehören:

• Wahl einer geeigneten Softwarelösung: Lösungen wie DATEV Unternehmen online, lexoffice oder FastBill unterstützen die Erstellung, den Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen. Es ist ratsam, die Funktionen der verschiedenen Anbieter zu vergleichen, um die passende Lösung für die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens zu finden.
• Schulung des Personals: Die Einführung neuer digitaler Prozesse erfordert, dass alle Mitarbeitenden im Umgang mit der neuen Software geschult werden und den Mehrwert der E-Rechnung erkennen.
• Sicherstellung einer GoBD-konformen Archivierung: E-Rechnungen unterliegen denselben Aufbewahrungspflichten wie Papierrechnungen. Eine GoBD-konforme Archivierung, die eine nachträgliche Veränderung der Dokumente ausschließt, ist daher unerlässlich.

Fazit: Die Zukunft des Rechnungswesens ist digital

Die E-Rechnung stellt einen wichtigen Schritt in Richtung digitalisiertes Rechnungswesen dar. Sie ermöglicht nicht nur eine effiziente und rechtskonforme Abwicklung des Rechnungsaustauschs, sondern unterstützt Unternehmen auch bei der Kostensenkung und Umweltfreundlichkeit. Durch die frühzeitige Einführung und Anpassung an die gesetzlichen Vorgaben können Unternehmen Wettbewerbsvorteile erzielen und ihre Prozesse zukunftssicher gestalten.

Die Umstellung auf E-Rechnungen ist mehr als nur eine gesetzliche Verpflichtung – sie ist eine Chance, die Effizienz und Nachhaltigkeit im Rechnungswesen zu erhöhen. Unternehmen, die diesen Schritt jetzt gehen, profitieren langfristig von den Vorteilen eines modernen, digitalen Rechnungswesens.