Die Digitalisierung hat die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Steuerberatern grundlegend verändert. Statt papierbasierter Belege und persönlicher Übergaben bieten digitale Tools nun die Möglichkeit, den Austausch effizienter, schneller und transparenter zu gestalten. Doch wie funktioniert die digitale Zusammenarbeit optimal, und welche Maßnahmen helfen dabei, den Prozess so reibungslos wie möglich zu gestalten? In diesem Beitrag geben wir Ihnen wertvolle Tipps, wie Unternehmen und Steuerberater von digitalen Lösungen profitieren können.
1. Cloud-basierte Buchhaltungssysteme nutzen
Eine der größten Erleichterungen in der digitalen Zusammenarbeit ist die Nutzung cloud-basierter Buchhaltungssysteme. Sie ermöglichen beiden Seiten – Unternehmen und Steuerberatern – jederzeitigen Zugriff auf alle relevanten Daten und Belege. Dies reduziert den Aufwand für den Austausch von Dokumenten und sorgt dafür, dass Steuerberater und Unternehmen immer auf dem gleichen Stand sind.
Tipp: Setzen Sie auf Plattformen wie DATEV Unternehmen online, lexoffice oder sevDesk. Diese bieten eine intuitive Bedienung und eine sichere Speicherung der Daten. Außerdem können Sie Belege und Rechnungen einfach digital hochladen, was den Austausch von Informationen erheblich vereinfacht.
2. Digitale Belegübermittlung und GoBD-konforme Archivierung
Anstelle von Papierbergen lassen sich Belege heute ganz einfach digital übermitteln. Mit Tools wie der DATEV-Upload-Funktion oder spezifischen Apps können Unternehmen Rechnungen und Belege scannen und direkt in das Buchhaltungssystem hochladen. So gehen keine wichtigen Dokumente verloren, und Steuerberater haben jederzeit Zugriff auf alle Belege.
Tipp: Achten Sie darauf, dass Ihre digitale Belegarchivierung GoBD-konform ist. Das bedeutet, dass die digitalen Belege unveränderbar, vollständig und jederzeit verfügbar sein müssen. So vermeiden Sie späteren Ärger bei Betriebsprüfungen und erleichtern den Steuerberatern die Arbeit.
3. Kommunikation über digitale Kanäle
Ein weiterer wichtiger Aspekt der digitalen Zusammenarbeit ist die Kommunikation. Hier bieten sich zahlreiche digitale Kanäle an, die eine direkte und effiziente Abstimmung ermöglichen. Neben E-Mails haben sich insbesondere sichere Kommunikationsplattformen und Videokonferenzen etabliert.
Tipp: Nutzen Sie Videokonferenz-Tools wie Microsoft Teams, Zoom oder spezielle DATEV-Lösungen für Steuerberater, um Fragen und Anliegen schnell zu klären. Für vertrauliche Daten können sichere Kommunikationsplattformen oder cloud-basierte Portale, die speziell für den Austausch sensibler Informationen entwickelt wurden, eine gute Lösung sein.
4. Digitale Workflows etablieren
Um die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Steuerberatern optimal zu gestalten, lohnt es sich, klare digitale Workflows zu definieren. Dies betrifft zum Beispiel die Prozesse zur Freigabe von Buchungen, den monatlichen Abgleich der Konten oder die Vorbereitung der Jahresabschlüsse. Ein strukturierter Ablaufplan hilft dabei, dass beide Seiten genau wissen, welche Aufgaben wann anstehen und wer wofür verantwortlich ist.
Tipp: Definieren Sie gemeinsam mit Ihrem Steuerberater digitale Workflows und dokumentieren Sie diese in einer Verfahrensdokumentation. Dies erleichtert nicht nur die Zusammenarbeit, sondern auch die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.
5. Automatisierte Prozesse für mehr Effizienz
Mit der Digitalisierung und der Integration von KI in Buchhaltungssysteme lassen sich viele Routineaufgaben automatisieren. Dadurch wird die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Steuerberatern noch effizienter, da z.B. wiederkehrende Bankumsätze automatisch verarbeitet werden können.
Tipp: Setzen Sie auf Buchhaltungssysteme, die Automatisierungen wie Bankregelungen und automatische Belegerkennung bieten. So können sich Steuerberater auf die strategische Beratung konzentrieren, während Routineaufgaben im Hintergrund automatisch ablaufen.
Digitaler Schulterschluss für eine erfolgreiche Zusammenarbeit
Die digitale Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Steuerberatern bietet viele Vorteile: Sie spart Zeit, senkt Kosten und sorgt für eine transparente und strukturierte Arbeitsweise. Durch den Einsatz moderner Technologien und eine enge Abstimmung der Prozesse wird die Zusammenarbeit nicht nur effizienter, sondern auch flexibler und zukunftssicher.
Mit den richtigen Tools, einer klaren Kommunikation und gut definierten Workflows gelingt es Unternehmen und Steuerberatern, den digitalen Wandel im Rechnungswesen erfolgreich zu meistern und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: die strategische Weiterentwicklung und den wirtschaftlichen Erfolg.